İş talimatı nasıl yazılır? Adım, kilit nokta ve neden

İyi talimat üç soruyu cevaplar

TWI'nin İş Öğretimi yönteminde talimatın adı "iş dökümü föyü"dür (job breakdown sheet). Drew Locher'ın verdiği formda föyün üstünde operasyonun adı, gereken alet ve malzeme, işin tamamında geçerli ortak kilit noktalar ve genel kalite standartları yazar. Altında üç sütun vardır: önemli adımlar (ne), kilit noktalar (nasıl) ve nedenler (niçin).

En sık görülen hata, ana adım sütununa bütün ayrıntıyı yığmaktır: "Kelepçeyi, vida başı dışa bakacak ve hortum ucundan içeride kalacak şekilde takıp tork tornavidasıyla sık" tek satırda üç bilgi taşır ve hiçbiri okunmaz. Ne yapıldığı adım sütununa, nasıl yapıldığı kilit nokta sütununa, gerekçe neden sütununa yazılır.

İş talimatı, standart iş ailesinin tek belgesi de değildir. Lean Lexicon üç belgeyi ayırır: takt süresini, iş sırasını ve standart ara stoku gösteren standart iş şeması; ürünün mühendislik şartlarını özetleyen iş standartları föyü; ve yeni operatörü eğitmek için adımları ve her adımın "özel hünerini" sıralayan iş talimatı föyü. Bu yazı üçüncüsünü anlatır.

Önce işi ana adımlara bölün

Locher'ın formundaki tanım kısadır: önemli adım, işin içinde bir şeyin olup işi ileri götürdüğü mantıklı bir bölümdür; formda adımın beklenen süresi de yazılır. Bu tanım iki yanlışı birden önler: her el hareketini ayrı adım yazmayı ve bütün işi tek satıra sıkıştırmayı.

Adımları masada değil, işin başında bulun:

1. İşi kendiniz yapın ya da yapan birini izleyin. Her duraklamada "şu an iş ileri gitti mi?" diye sorun. Gittiyse orası bir adımın sonudur.
2. Her adımı fiille başlayan kısa bir cümleyle yazın: "Hortumu bağlantı ucuna it", "Kelepçeyi sık". Adım cümlesi nasıl yapıldığını söylemez.
3. Adımları sırayla numaralayın ve sırayı işi her gün yapan kişiye okutun. Gerçek sıra çoğu zaman anlatılan sıradan farklıdır.

Kilit noktalar: güvenlik, kalite, kolaylık

Kilit nokta, adımın nasıl yapılacağını söyler. Locher'ın formu üç türünü sayar: kalite (yanlış yapılırsa hata çıkar), güvenlik (yanlış yapılırsa biri yaralanabilir) ve verimlilik (işi kolaylaştıran özel bilgi). Locher bir kuralı da ekler: güvenlik her zaman kilit noktadır. Masaaki Imai'nin Gemba Kaizen'inde, Toyota'nın Kentucky fabrikasında grup lideri olarak çalışmış Steve Burkhalter kilit noktaların aynı üç yolunu anlatır: güvenlik, kalite ve o iş öğesine özgü püf noktası. Bu kilit noktalar çalışanın her iş öğesini bitirirken duyularıyla kontrol etmesine yarar.

Buradan pratik bir yazım kuralı çıkar: kilit noktayı gözle, kulakla ya da elle doğrulanabilir yazın. "Dikkatli sık" bir kilit nokta değildir; "tık sesi gelene dek sık" bir kilit noktadır. "Doğru yerleştir" değil, "hortum işaret çizgisine dayanana dek" yazılır.

Her adımın kilit noktası olmak zorunda değildir. Hangi adımda kilit nokta olduğunu bulmanın üç sorusunu standart işin iyileştirmeyi nasıl kalıcı yaptığını anlattığımız yazıda ayrıntılı ele aldık.

Aşağıdaki tablo dört adımlık bir işin talimatıdır (genel bir örnektir, belirli bir fabrikaya ait değildir):

Nedeni yazmadan talimat bitmez

Neden sütunu çoğu talimatta boş kalır, çünkü yazan kişi için cevap apaçıktır. Ama Locher'ın formunda nedenler ayrı bir sütundur ve kilit noktaların gerekçesini taşır. Mark Graban'ın standart iş derslerinden biri bunun neden önemli olduğunu söyler: nedeni açıklamak insana saygı göstermektir. Taiichi Ohno da, Jeffrey Liker'ın aktardığı sözünde, başka işçilerin anlayabileceği bir standart iş föyünü yazabilmek için yazanın önce onun önemine inanması gerektiğini söyler.

Nedeni yazmanın üç kuralı:

• Tek cümle olsun ve sonucu söylesin: kilit nokta atlanırsa ne olur? "Kalite için" bir neden değildir; "basınç testinde sızdırır" bir nedendir.
• Kaynağını bilin. Neden bir müşteri şikâyetinden, bir iş kazasından ya da bir A3'ten geliyorsa onu bilen kişi talimatı daha kolay savunur. Kök nedeni bir sayfada bulmanın yolu için A3 ile bir sayfada problem çözme yazımıza bakın.
• Nedeni yazılamayan kilit noktayı sorgulayın. Gerekçesiz kural ya eski bir alışkanlıktır ya da nedeni unutulmuş önemli bir şeydir; ikisi de konuşulmadan talimata girmez.

İstasyona asılacak biçim: fotoğraf ve kısa cümle

Chris Ortiz montaj hattı için açık bir tavır koyar: iş talimatı hattın en önemli belgesidir ve istasyona özel olmalıdır. Bütün talimatları bir ana klasöre koyup tek bir yere bırakmak yaygındır; etkili olan, her istasyonun talimatını o istasyonda tutmaktır. Ortiz'in diğer önerileri:

• Sözcüğü azaltın, montajı simge, işaret ve resimle gösterin. Okumakta zorlanan ya da başka dil konuşan operatör simgelerle eğitilebilir.
• Yalnız o istasyonun parçasını ve adımlarını koyun. Başka istasyona ait resim kafa karıştırır.
• Resimleri işin tam sırasıyla dizin.
• Operatör talimata bakmak için istasyondan ayrılmamalı; ama talimat ürünü görmesini de engellememeli.

Ortiz talimatın iki işi olduğunu da hatırlatır: eğitim ve başvuru. Deneyimli operatör talimata her parçada bakmaz; yeni gelen sık bakar.

Asılan talimatın güncel kalması ayrı bir iştir. David Mann'ın tanı soruları kısa bir denetim listesidir: belge gerçek uygulamayla örtüşüyor mu, iş dökümü föyleri eğitimde kullanılıyor mu, onları kim güncel tutuyor? Sürüm geçmişini standart iş yazımızın "Talimat değişince" bölümünde anlattık.

Talimatla öğretmek: hazırla, göster, yaptır, izle

Talimatın asıl amacı öğretmektir. Imai'nin saydığı üç TWI programından (İş Öğretimi, İş Yöntemleri, İş İlişkileri) birincisinin aracıdır. Graban İş Öğretimi'ni dört adımda özetler:

1. Çalışanı hazırla. Standart işin neden gerektiğini konuşun ve belgeyi birlikte okuyun; mümkünse çalışan o sırada üretimde değilken. Daha iyi bir yöntem bulursa standardı sorgulayıp iyileştirebileceğini baştan söyleyin.
2. İşi göster. Eğitmen işi yapar, çalışan belgeyi izler; eğitmen kilit noktaları özellikle vurgular. Locher burada bir ölçü verir: bir seferde bir önemli adım, çalışanın kaldırabileceğinden fazla bilgi vermeden.
3. Yaparken izle. Çalışan işi dener, eğitmen yanında düzeltir. Locher'ın sıralamasında çalışan önce işin basit kısımlarını, sonra tamamını yapar ve her kilit noktayı yaparken kendi sözleriyle anlatır. Eğitmen, çalışanın bildiğini kendisi bilene dek devam eder.
4. Takip et. Graban'a göre eğitmen belli aralıklarla dönüp standart işin uygulandığını görür; çalışan işte deneyim kazandıkça Kaizen fikirlerini de sorar. Locher'ın son adımı bunu somutlaştırır: çalışanı işe bırakın ama yardım alacağı kişiyi belli edin, sık uğrayın, soru sormaya teşvik edin ve ek desteği yavaş yavaş azaltın.

Bu dört adımın özü, John Shook'un 1945 tarihli TWI raporundan aktardığı cümlededir: işçi öğrenmediyse öğretmen öğretmemiştir. Graban bunun sahadaki karşılığını bir hastane laboratuvarından aktarır: sipariş girişi işinde üç yılda altı kişi değişmiş, her yeni kişi hata yapmış ve suç kişilere yüklenmişti; İş Öğretimi'nin disiplinli kullanımıyla eğitilen bir sonraki kişide hata oranı %33,5'ten %2,5'e indi. Laboratuvarın vardığı sonuç: sorun kişi değil, sistemdi.

Graban'ın bir dersi daha talimatın kime yazdırılacağını söyler: standart işi, işi yapanlar yazar. Mühendis ya da lider formu ve kuralı getirir, adımı ve püf noktasını işin sahibinden alır. Talimatları yazan ekip için ayrıntılar mühendislik rolü sayfasında; bilginin bir kişide kalıp danışman ya da usta gidince kaybolmasını ise danışman gidince her şeyin eski hâline dönmesi sayfasında ele aldık. Talimat, Kaizen döngüsünün kapanış adımıdır: her iyileştirme bir sonraki talimatın başlangıcıdır. MHB Lean'in standart iş için planladığı yapı Standart İş modülü sayfasında anlatılıyor.

Sık sorulanlar

İş talimatı ile standart iş aynı şey mi? Değil. Standart iş birkaç belgeyle uygulanan bir yaklaşımdır; iş talimatı, bunlardan yeni operatörü eğitmek için yazılanıdır.

Bir talimatta kaç adım olmalı? Kaynaklarda sabit bir sayı yoktur. Her adım işi ileri götüren mantıklı bir bölüm olmalıdır. Bir satır birden çok iş anlatıyorsa bölün; tek bir hareket ayrı satır olmuşsa birleştirin. Ölçüt, satırın sonunda işin ileri gidip gitmediğidir.

Talimatı kim yazmalı? İşi her gün yapan kişiyle birlikte yazılır. Son kontrol, işi hiç yapmamış birinin talimatla işi doğru yapabilmesidir.

Kaynaklar

• Lean Office and Service Simplified — Drew Locher, s. 154, 169
• Lean Lexicon — Chet Marchwinski, John Shook, s. 95, 96
• Gemba Kaizen — Masaaki Imai, s. 138, 143, 145
• Lean Hospitals — Mark Graban, s. 142, 143
• Kaizen Assembly — Chris A. Ortiz, s. 205, 206
• Creating a Lean Culture — David Mann, s. 345, 354
• Managing to Learn — John Shook, s. 7
• The Toyota Way — Jeffrey Liker, s. 154