5S denetimi, bir çalışma bölgesinin sınıflandır, düzenle, temizle, standartlaştır ve sürdür adımlarında standarda ne kadar yakın olduğunu kısa ve düzenli bir puanlamayla ölçer. Puanın amacı suçlu bulmak değil, geri kaymayı erken görüp düzeltmeyi bir sahibe bağlamaktır. Sahada "5S denetim formu", "5S kontrol listesi" ya da "5S puanlama" diye de anılır. Aşağıda denetimi baştan kurmanın sırası var: puanın tarifi, bölge ve denetçi, yürüyüş, düşük puan ve eğilim.
5S denetimi neyi ölçer
Denetim temizliği değil, standardın ne kadar tuttuğunu ölçer. Mark Eaton beşinci S'i, yani sürdürmeyi, standartların korunduğundan emin olmak için 5S sürecinin düzenli olarak gözden geçirilmesi, denetlenmesi ve iyileştirilmesi diye tarif eder. Mark Graban'a göre 5S'in bir kerelik etkinlik olarak kalmaması için bölümün resmî bir denetim planı gerekir; liderler standarda uyulup uyulmadığını böyle görür.
Hiroyuki Hirano'ya göre disiplin çalışanlara bakarak görülmez; bir atölyenin ilk dört S'te ne kadar iyi olduğu, disiplinin iyi bir göstergesidir. Yani puan, alışkanlığın ölçülebilen izidir.
İki uyarı baştan yazılmalı. Birincisi, form tek başına bir şey değiştirmez. Hirano, disiplinin anahtarının 5S kontrol listesi gibi herhangi bir aracın dışında olduğunu ve geri kaymanın sorumlusunun tek tek çalışanlar değil, fabrika müdürü gibi en üstteki yönetici olduğunu yazar. İkincisi, puan bir suçlama aracı değildir. Chris Ortiz haftalık 5S panosunun kötü giden bölgeyi parmakla göstermek için değil, dikkat isteyen yeri görünür kılmak için asıldığını vurgular. Denetimin neden kendiliğinden sönüp gittiğini ayrıca merak ediyorsanız: 5S neden kendiliğinden bozulur?
1–5 puan: her S için olgunluk seviyeleri
"Bu raf 3 mü, 4 mü?" sorusu her hafta tartışılıyorsa formdaki sayıların tarifi yoktur. Çözüm, her puanın karşısına bir cümle yazmaktır.
Hirano'nun beş puanlı kontrol listesi bunu ilk üç S için yapar; her seviye sahada gözle doğrulanabilecek bir durumdur:
| Puan | Sınıflandır | Düzenle (aparat ve takım) | Temizle |
|---|---|---|---|
| 1 | Gerekli ve gereksiz iç içe | Neyin nerede ve kaç adet durduğu anlaşılmıyor | Bölge uzun süre kirli bırakılıyor |
| 2 | Gerekli ve gereksiz kabaca ayrılmış | Neyin nerede durduğu kabaca anlaşılıyor | Ara sıra temizleniyor |
| 3 | Gereksiz olan kolayca görülüyor | Yer ve takım tabelaları var | Her gün temizleniyor |
| 4 | Gereksiz her şey bölgenin dışında | Renk kodu ve kontur çizgisiyle yerleşim görünür | Günlük temizlik ve bakım birleştirilmiş |
| 5 | Tamamen gereksiz olanlar elden çıkarılmış | Takımlar işlevleri birleştirilerek sadeleştirilmiş | Çalışanlar kirin oluşmasını önleyen yollar bulmuş |
Standartlaştır ve sürdür için seviye tarifi yazmak daha zordur, çünkü bu iki adım eşyada değil, davranışta görünür. Burada Eaton'ın formundaki gibi sorular işe yarar: Herkes 5S çalışmasının amacını biliyor mu? Bölgenin 5S işleyişini anlatan açık talimatlar görünür mü? Düzenli bir denetim takvimi var mı? Bölge lideri 5S'e ve ondan çıkan aksiyonlara gerçekten ilgi gösteriyor mu? Çalışanlar ve yöneticiler düşük puanları düzeltmek için harekete geçiyor mu?
Her soruya verilecek puan için Eaton genel bir ölçek önerir: 1 kanıt yok ya da ciddi iyileştirme gerekli, 2 şartlar karşılanıyor, 3 bazı alanlarda şartların üstünde, 4 örnek uygulama olarak gösterilebilir, 5 iyileştirmeye yer kalmamış. Dikkat edin: bu ölçekte "2" başarısızlık değil, şartın karşılandığı yerdir.
Bölge, bölge sahibi, denetçi ve haftalık ritim
Denetlenecek birim bölgedir. Ortiz üretim alanını süreçlere göre bölmeyi önerir: her montaj hattı ayrı bir 5S ekibi olur; imalat, mal kabul, sevkiyat, depo ve boyahane de birer ekip. Her çalışan bir ekibe yazılır ve kendi bölgesini temiz, güvenli ve düzenli tutmaktan sorumludur.
Bölgeyi çizdikten sonra üç rolü ayırın:
- Bölge sahibi: düzeltmenin sahibi. Bölgenin ekip lideri ya da amiri; puan düştüğünde harekete geçecek kişi.
- Denetçi: puanı veren. David Mann süreç disiplinini değerlendirirken denetimin alanın kendi liderleri tarafından mı, dışarıdan biri tarafından mı yapıldığını sorar. Kendi bölgesini denetleyen kişi alıştığı dağınıklığı görmez; Eaton da insanların çevrelerindeki eşyaları çok çabuk fark etmez olduğunu yazar. Bu yüzden denetçi ya bölgenin dışından gelir ya da düzenli aralıklarla değişir.
- Lider: denetimi yapmaz, yapılmasını takip eder.
Ritim haftalıktır. Ortiz'in düzeninde 5S denetimini her hafta, hattın çalışmadığı bir anda kaizen sorumlusu yapar ve sonuçlar bütün operatörlerin göreceği yere asılır. Onun haftalık 5S panosu üç renkle okunur: Cuma günü kısa bir denetim, Pazartesi sonuçların ilanı; kırmızı bölge 5S şartlarını karşılamıyor, sarı asgari şartları karşılıyor, yeşil şartları karşılıyor. Eaton, bir yerleşim değişikliğinden sonraki haftalarda her hafta yeni bir 5S denetimi planlar; örnek bir bölge tarifinde de "haftada iki kez 5S denetimi" talimatı verir. Yani düzen yeniyken denetim sıklaşır, oturunca haftalık ritme iner. Dönüşüm tablosunun hazır bir örneği 5S neden kendiliğinden bozulur? yazısında.
Denetim yürüyüşü ve fotoğrafla kanıt
Denetim masada form doldurmak değil, bölgede yürümektir. Bir yürüyüşün sırası (öneri):
- Hazırlık: form, bölgenin olması gereken hâlinin fotoğrafı ve geçen haftanın puanı. Hirano'nun atölye formunda "önceki puan" için ayrı bir alan vardır; puan tek başına değil, bir öncekiyle yan yana okunur.
- Bak ve dokun: Eaton kırmızı etiket çalışmasında her eşyaya fiilen dokunup "bu çöp mü, düzenli kullanılıyor mu, bozuk mu?" diye sormayı önerir; çünkü göz alıştığını görmez. Aynı alışkanlık denetimde de işe yarar.
- Sapmayı fotoğrafla: Hirano'nun tarif ettiği 5S devriyesi atölyeleri dolaşır, standart dışı bir durum gördüğünde fotoğrafını çeker ve sorunu anlatan bir 5S notuna ekler. Düzeltme yapıldıktan sonra "iyileştirme sonrası" fotoğrafı da çekilir ve aynı nota eklenir.
- Puanı yaz: her S için tarif tablosundaki cümleye bakarak.
- Sonucu as: bölge panosuna, herkesin göreceği yere.
Ortiz'in denetim formu yürüyüş için iyi bir başlangıçtır: istasyonda üretim dışı malzeme var mı, hatalı parçalar ayrılıp etiketlenmiş mi, gereksiz ekipman çıkarılmış mı, kablo ve hava hatları düzenli mi, malzemelerin yeri işaretli mi, zemin temiz mi?
Fotoğraf denetimin hakemidir. Olması gereken hâlin fotoğrafı olmayan bölgede iki denetçi aynı tezgâha iki farklı puan verir.
Düşük puandan sonra: düzelt, Kaizen ya da A3
Denetim puanla bitmez. Mann'ın tanı sorularından biri tam bunu sorar: denetimler bir uygunsuzluk bulduğunda problem çözme araçları kullanılıyor mu? Onun düzeninde denetimden çıkan takip işleri günlük toplantıdaki görev panosuna bir isim ve bir tarihle yazılır.
Her düşük puan aynı yolu yürümez. Basit ve nedeni belli sapma aynı gün bölge sahibi tarafından düzeltilir. Tekrar eden ve nedeni düzenin tasarımında olan sapma bir Kaizen önerisine döner. Haftalarca süren, birden çok bölgeye yayılan ve nedeni bilinmeyen düşüklük bir kök neden çalışması ister: A3 ile bir sayfada problem çözme. Kaizen önerisinin nasıl işlediği için Kaizen rehberi.
Bir dördüncü ihtimali unutmayın: standart yanlış olabilir. Graban, bir eşya yerinde değilse bunun, çalışanın daha iyi ya da daha kullanışlı bir yer bulmasından kaynaklanabileceğini yazar; bu yüzden şerit ve etiket makinesi bölgede durur, çalışan kendi düzenini güncelleyebilir. Aynı yazar her şeyi etiketlemeye karşı da uyarır: yerinden kıpırdamayan ağır bir yazıcının çevresine şerit çekmek hiçbir sorunu çözmez. Denetim formu da yalnız önemli olanı sormalıdır.
Puan eğilimini okumak
Tek haftanın puanı gürültüdür; eğilim bilgidir. Hirano puanları beş kollu bir radar grafiğine işler: her kol bir S'tir ve aynı formda aylık puanın grafiği tutulur. Böylece hangi S'in geride kaldığı tek bakışta görülür.
Eğilimi okurken sorulacak sorular (öneri):
- Bir S, bütün bölgelerde düşük mü? Sorun bölgelerde değil, sistemdedir: o S'in standardı ya da eğitimi eksiktir.
- Bir bölge, bütün S'lerde düşük mü? Sorun sahipliktedir.
- Puan yalnız denetim günü yükseliyor mu? Ekip denetime hazırlanıyor, düzeni yaşamıyor demektir.
Hedef için Eaton'ın ölçüsü bir başlangıç verir: kendi 20 soruluk formunda (en düşük toplam 20, en yüksek 100) 5S'e yeni başlayan bir alan için gerçekçi puan 30 ile 50 arasıdır, hedef ise makul bir sürede 80'i aşmaktır.
Puanlar bölgeler arası yarışa da dönüşebilir; Ortiz en yüksek puana küçük ödüller önerir. Hirano ise uyarır: atölyede disiplin yoksa hiçbir kampanya ya da yarışma 5S'i uzun süre ayakta tutmaz. Yarış denetçiye "puanı yükselt" baskısına dönüşürse durdurun. Lider eğilimi kendisi takip eder; fabrika müdürünün bu bakışı haftasına nasıl yerleştireceği için fabrika müdürü, denetim sonuçlarını kalite ve güvenlik gündemine bağlamak için kalite ve İSG sorumlusu sayfası. Denetimden düzeltmeye uzanan zincirin tamamı: 5S sürdürülemiyor. Beş adımın kendisi: 5S rehberi.
Sık sorulanlar
5S denetimi ne sıklıkla yapılmalı? Ortiz'in ve Eaton'ın düzeninde haftada bir. Yeni kurulan ya da yerleşimi değişen bölgede, düzen oturana kadar daha sık yapılır.
Denetimi kalite birimi mi yapmalı? Şart değil. Önemli olan denetçinin kendi bölgesini denetlememesidir: ya bölge dışından sabit bir kişi (Ortiz'de kaizen sorumlusu) ya da düzenli aralıklarla değişen denetçiler. Hirano'nun fabrika kontrol listesi taşeron fabrikaları denetlemek için de kullanılacak biçimde tarif edilir; aynı form içeride de dışarıda da çalışır.
Formda kaç soru olmalı? Eaton'ın formu her S için dört, toplam yirmi soru sorar. Daha azı da olur; yeter ki her sorunun puan tarifi yazılı olsun.
Kaynaklar
- JIT Implementation Manual — Hiroyuki Hirano, s. 46, 47, 49, 50, 54, 112, 117, 119
- The Lean Practitioner's Handbook — Mark Eaton, s. 155, 158, 159–160, 198
- Kaizen Assembly: Designing, Constructing, and Managing a Lean Assembly Line — Chris A. Ortiz, s. 59, 73, 203–204
- Creating a Lean Culture: Tools to Sustain Lean Conversions — David Mann, s. 156, 346
- Lean Hospitals — Mark Graban, s. 159, 160
